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起業や事務所のコスト削減に役立つ「バーチャルオフィス」のメリットとデメリット

バーチャルオフィスを利用して起業した人

・起業の準備費用を、出来るだけ安く抑えたい。

・通販サイトにおける特定商取引法の表記で、自分のプライバシーを守りたい。

・フリーランスとして働いているので、オフィスの必要がない。

・自宅での法人登記は避けたい。

・事務所の移転を考えているが、賃料は可能な限り安くしたい。

今回はこのような考えをお持ちの方におすすめの「バーチャルオフィス」について、その特徴やメリット、デメリットをまとめました。

バーチャルオフィスとは、一言で言ってしまえば「仮想の事務所」です。

簡単に説明すると、

オフィスに入居はしないまま、オフィスの住所や電話番号を利用できるサービス

を意味しています。

東京都内一等地のバーチャルオフィスを利用できる「レゾナンス」は、コロナ禍において利用者が急増。

2021年末時点で、利用社数が1万社を突破したそうです。

このページではバーチャルオフィスのメリットやデメリット、さらにサポート体制が充実しているレゾナンスの特徴についてまとめました。

事務所のコストをできるだけ削減したい!と考えている起業家や個人事業主、そして経営者の方々へ、ご参考にして頂ければ幸いです。

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事前に把握しておきたいバーチャルオフィスのメリット&デメリット

実際にバーチャルオフィスを利用しようと思った時は、メリットだけでなくデメリットも把握しておくことが大切です。

どんな利点や欠点があるのか、予め確認しておきましょう。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットを実感している人達

事務所の賃料を大幅に削減できる

オフィス・事務所の賃料が、大幅に安くなること。

これはバーチャルオフィスにおける最大にメリットだと言えるでしょう。

バーチャルではなくリアルにオフィスを賃貸する場合、敷金や礼金、各種保険や備品の購入などで、初期費用で100万円以上かかってしまうケースも少なくありません。

その上、毎月の10万円以上の賃料が発生すれば、月日が経つ度にコストは積み上げられていきます。

一方、バーチャルオフィスの料金は、月々数千円~1万円以内に収まるケースが多いです。初期費用も数千円から1~2万円程度で収まることが多いので、賃料を圧倒的に削減できるわけです。

バーチャルオフィスはリアルなオフィスと比べて、大幅なコスト削減が期待できます。

プライバシーを保護できる

自宅をオフィスにする場合、自分が住む家の住所を、名刺やWebサイトに掲載することになります。

事業主としての情報開示になる一方、これは個人情報を公にさらすことであり、悪意のある第三者に狙われる危険性も否定できません。

バーチャルオフィスを利用すれば、このような個人情報の公開によるリスクを回避することが可能です。

個人事業主や法人、フリーランス、副業など、色んな場面で利用できる

バーチャルオフィスが利用できるのは、法人だけではありません。

副業として仕事をしたい方や、個人事業主のフリーランス、起業準備中の社会人の方など、誰でも利用できます。

自宅以外の住所で法人登記ができる

法人登記する際は住所の記入が必要になりますが、ここに自宅の住所を書いた場合、その住所が公開されることになります。

ここでバーチャルオフィスの住所を記載すれば、プライバシーを守れます。

オフィス機能も必要な時に利用できる

バーチャルオフィスのレゾナンスでは、必要に応じてオフィスとしての機能も利用できます。

電話の転送だけでなく、電話応対の秘書が代行してくれるサービスもあります。
 

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスのデメリットを知った人

バーチャルオフィスの利用が認められていない業種もある

日本では、バーチャルオフィスの営業や開業が認められていない業種もいくつかあります。

建設業や古物商、人材派遣業、職業紹介業、廃棄物処理業、探偵業、金融商品取引業などはバーチャルオフィスでの営業ができないので、注意が必要です。

複数の会社や個人事業主が利用するため、住所がかぶってしまう

バーチャルオフィスを運営している会社は、自社が所有しているリアルなオフィスを、”バーチャル”として不特定多数の企業や個人事業主に貸し出しています。

このため、他の会社や個人事業主と住所が被ってしまうことがあります。

郵便物は転送されるので、届くまでに時間がかかる

郵便物は一度バーチャルオフィスに送られた後に、転送されることになります。

直接送られる時よりも日数がかかってしまうので、注意が必要です。

無人のバーチャルオフィスもある

バーチャルオフィスを運営している企業はいくつかありますが、中には貸出しているバーチャルオフィスが無人のケースもあります。

人が常駐していない場所をオフィスとして公開していることは、取引先からマイナスのイメージを持たれてしまいかねません。

一方、レゾナンスのバーチャルオフィスは有人であり、受付スタッフが常駐しています。

このため、近くに行った際に郵便物を手渡しで受け取ることも可能です。

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バーチャルオフィスの活用事例について

バーチャルオフィスを活用している人

バーチャルオフィスを活用する目的は、

・オフィスの家賃など、固定費を安くしたいから

・自宅の住所をビジネスで使えないから

・お客様や取引先からの信用を得たいから

・副業がバレるのを防ぐため

など、人それぞれです。

実際には、下記のような活用事例があります。

– – – – – – – –

〇ネットショップを個人事業主として開業

ネットショップを運営するためには、”特定商取引法に基づく表記”として、住所や電話番号を記載しなければならない。自宅の個人情報を公開するのを避けたいため、バーチャルオフィスを利用した。

〇コロナ禍で会社のオフィスを退去

IT系の会社が、コロナ禍においてオフィスを廃止。全員が在宅勤務となり、リアルなオフィスの必要が無くなったため、バーチャルオフィスに切り替えた。

〇バーチャルオフィスの電話秘書代行サービスを活用

小さい会社の事務スタッフが退職。電話応対などの対応が大変になったため、バーチャルオフィスの「電話秘書代行サービス」を活用。

– – – – – – – –

これらの活用事例を見ると、バーチャルオフィスのメリットを最大限活かしていることがわかりますね。

 

巷で人気!レゾナンスのバーチャルオフィス

レゾナンスのイメージ画像

バーチャルオフィスを運営している企業はいくつかありますが、巷で人気を集めているのが「 レゾナンス」です。

一体なぜ、多くの方々がレゾナンスを選んでいるのか。その特徴をまとめました。

東京都内の一等地を格安で借りられる

レゾナンスのバーチャルオフィスは、東京都の中央区、新宿区、港区など都内一等地にあります。

2022年8月時点の料金は、月額1,650円から。郵便物の転送など基本サービスも付いていますし、料金面でのメリットは大きいです。

個人・法人問わず利用できる

法人はもちろんのこと、これから起業したいと考えている個人の方でも、レゾナンスを利用できます。

オフィスには受付スタッフが常駐している

レゾナンスのバーチャルオフィスの住所には、レゾナンスのスタッフさんが常駐しています。このため安心感があり、郵便物を直接受け取りに行くことも可能です。

会議室も利用できる

レゾナンスのオフィスには会議室もあり、取引先との打ち合わせも行うことが可能です。

転送電話だけでなく、電話秘書代行サービスもある

格安転送電話サービスでは、指定された電話番号へ24時間いつでも転送されます。また電話秘書代行サービスもあり、電話に出れない時など、代わりに対応してもらうことも可能です。

郵便物や宅急便があった場合、メールで即座に報告してくれる

オフィスに郵便物が宅配便が届いた時は、すぐにメールで通知されます。また電話代行サービスを利用している場合は、電話応対の内容も報告してくれるそうです。

なお、2022年8月現在のレゾナンスのオフィスは、下記の4ヵ所にあります。

・東京都中央区銀座

・東京都新宿区西新宿

・東京都港区浜松町

・東京都渋谷区神宮前

これらは都内一等地の場所であり、プライベートロッカーや専用FAXなど、複数のオプションも設けられています。

キャンペーンなども随時行われているようですので、最新情報は下記の公式サイトでご確認ください。

レゾナンスの公式サイトはこちら

 

バーチャルオフィスはすぐに借りられるというメリットも

バーチャルオフィスを利用して仕事に打ち込む人

実際にオフィスの賃貸契約を交わす場合、物件選びや下見、審査、契約など、色々な段取りや手続きが必要になります。

さらに引っ越しやネット環境の構築、備品の準備などもあるので、入居までは1ヶ月~3ヵ月ぐらいかかってしまうケースも少なくありません。

一方バーチャルオフィスの場合は準備する書類が少なく、オンラインで申し込みが完結。

即日で審査結果が出る場合もあり、すぐに借りられるというメリットもあります。

ビジネスはスピードが大切だと言いますし、これまでの環境を変えることなく、仕事に打ち込むことも可能です。

起業や開業の際のコスト削減のためにも、積極的にこのようなサービスを活用したいですね。

 
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